Într-o lume în care sarcinile și responsabilitățile se adună rapid, abilitatea de a prioritiza eficient devine esențială pentru succesul personal și profesional. Gestionarea eficientă a timpului și a sarcinilor nu numai că reduce stresul, dar îmbunătățește și productivitatea.
Uneori, termenul limită pentru o sarcină se apropie, iar munca încă nu a început. Nu rar, există o variantă când fiecare sarcină pare semnificativă și nu poți decide cu care sarcină să începi. Astfel de situații indică faptul că firma are probleme cu prioritizarea sarcinilor. După citirea acestui articol, vei învăța cum să prioritizezi munca pentru a nu rata termenele limită.
Ce înseamnă să prioritizezi sarcinile?
Prioritizarea sarcinilor este procesul de a oferi fiecărei sarcini din pool-ul comun de muncă un statut diferit, care depinde de complexitatea muncii și de urgența acesteia. Pentru aceasta, membrii echipei trebuie să aibă abilități de prioritizare.
Ca rezultat al prioritizării, lista sarcinilor arată astfel:
- Sarcini importante și urgente, implementarea cărora ar trebui să înceapă imediat, sunt la început.
- Probleme mai puțin critice, dar importante, se află mai jos.
Prioritizarea ajută echipa să economisească timp și să crească productivitatea și eficiența.
Ce este un termen limită și cum afectează productivitatea?
Un termen limită este o dată limită pentru finalizarea unei sarcini. Termenul limită este stabilit în funcție de cantitatea de muncă, complexitatea acesteia și urgența ei. Există un termen limită strict, când rezultatul unei sarcini nefinalizate în termenul stabilit nu mai are valoare pentru nimeni. Și există un termen limită flexibil, când problema rămâne, dar devine mai puțin urgentă.
Un termen limită clar are un efect benefic asupra motivației. O persoană care știe exact când să termine munca lucrează mai productiv decât una care nu este limitată.
Termenele limită setate incorect pot juca o glumă proastă echipei. Subestimarea muncii și stabilirea unor termene limită excesiv de optimiste pot duce la situația în care echipa nu are timp să finalizeze sarcinile, iar, în conformitate cu aceasta, livrarea proiectelor va întârzia.
Supraestimarea dificultății sarcinii va duce, de asemenea, la stabilirea unor termene limită corecte. În acest caz, va aplica principiul Parkinson: orice muncă va dura atât timp cât i se alocă. Cu alte cuvinte, dacă durata efectivă a muncii este de nu mai mult de două săptămâni, iar echipa a prevăzut patru, atunci este probabil ca munca să dureze tot atât.
Executarea la timp a proiectelor garantează o bună reputație pentru companie și satisfacția clientului, așa că este aproape imposibil să se facă fără termene limită adecvate.
9 sfaturi pentru a te ajuta să prioritizezi sarcinile
Există un număr mare de metode care ajută la prioritizarea sarcinilor cât mai eficient posibil. Alege o tehnică specifică pentru a se potrivi stilului de lucru în echipă și specificului sarcinilor. De asemenea, echipa va ști în ce ordine să lucreze pentru a nu deranja toate termenele posibile. Deci, cum să prioritizezi sarcinile și cum să prioritizezi proiectele?
1. Fă o listă cu toate sarcinile
Poți stabili prioritățile muncii doar când ai toate sarcinile pe care ar trebui să le finalizezi în cadrul proiectului. Este chiar mai bine când fiecare sarcină este descrisă în detaliu; aceasta indică cine este responsabil pentru ea și monitorizează implementarea acesteia. De asemenea, merită să notezi relația dintre sarcini, dacă există.
De exemplu, de multe ori este posibil să începi să scrii texte pentru un site doar după ce există o listă de cuvinte cheie. Și dacă textele sunt scrise, dar site-ul trebuie să existe în continuare, atunci nu este vorba de promovarea SEO.
2. Definește obiectivele companiei
Înainte de a stabili priorități, ia-ți timp pentru a defini obiectivele strategice ale companiei pentru cel puțin un an. Apoi, când sunt formate și fixate, poți începe să stabilești priorități. Managerul trebuie să treacă fiecare sarcină prin “filtrul” impactului său asupra perspectivei pe termen lung și să-i aloce un nivel de prioritate. Amintește-ți că o sarcină mare de muncă și aglomerarea echipei nu sunt sinonime cu productivitatea și succesul.
3. Alege o metodă de prioritizare a sarcinilor care să se potrivească echipei
În mare măsură, metodele specifice vor depinde de specificul proiectului și metodologia echipei. Dar unul dintre cele mai importante puncte aici este că se potrivește tuturor angajaților (sau cel puțin majorității acestora). O discuție va ajuta, în timpul căreia toată lumea ar trebui să își exprime opinia. Dacă majoritatea echipei rămâne tăcută și nu spune nimic, nu înseamnă că le place totul. Cel mai probabil, vor exista probleme pe care cineva ar fi trebuit să le spună imediat.
Metoda aleasă unilateral de management va accelera alocarea sarcinilor. Dar calitatea prioritizării sarcinilor și a altor lucrări de echipă este pusă sub semnul întrebării.
4. Subliniază sarcinile urgente
Am scris mai sus că există termene limită stricte pentru unele sarcini, după care rezultatul nu valorează nimic. Prin urmare, aceste sarcini trebuie îndeplinite ca o prioritate. În același timp, este esențial să transmiți echipei de ce se întâmplă acest lucru.
Explicația va ajuta la evitarea neînțelegerilor care vor conduce la pierderi financiare și deteriorarea reputației companiei pe piață.
5. Scapă de priorități concurente
Când o echipă lucrează la mai multe proiecte simultan, un angajat poate primi mai multe sarcini cu cea mai mare prioritate și un termen limită pentru aceeași dată. O astfel de situație este dificilă, dar managerul o poate rezolva. Pentru aceasta, ai nevoie de:
- Comunică cu managerii de proiect și colegii, discută despre progresul sarcinilor. Când apar priorități concurente, este posibil să specifici când executantul are nevoie de un rezultat. Unii clienți au nevoie de raport dimineața, iar alții seara. Puzzle-ul se va potrivi.
- Dar lucrul la ambele sarcini trebuie să se finalizeze în dimineața aceleiași zile. Apoi va trebui să cauți o opțiune în care cineva să ajute angajatul cheie cu sarcina și să execute acțiuni de rutină.
Deci, cu cât comunicarea este mai bine stabilită, cu atât este mai puțin probabil să apară priorități concurente și cu atât mai ușor va fi să le rezolvi.
Ai o scară de timp pentru sarcină. Poate fi că managerul nu cunoaște volumul efectiv de muncă al echipei. Dacă îi arăți cine are și câte sarcini și îi explici că nu va fi suficient timp pentru încă una, atunci probabil că termenul limită poate fi mutat sau cineva poate desemna pe altcineva responsabil pentru sarcină.
De asemenea, este avantajos când ai deja date despre cât timp durează finalizarea sarcinilor tipice. Atunci situațiile cu priorități concurente se vor întâmpla mai rar, deoarece planificarea inițială va fi mai precisă.
6. Folosește calendarul pentru planificarea sarcinilor
Vor fi cu siguranță mai puține surprize neplăcute când există liste de sarcini specifice pentru o zi anume. În acest fel, poți să-ți planifici eforturile, iar dacă ceva trebuie să meargă conform planului, poți înțelege imediat cum să ajustezi programul pentru zilele următoare.
Este esențial în lucrul în echipă, pentru că realizând că au fost modificări, poți să te uiți în calendar cu cine ai sarcini corelate și să-i notifici despre asta, pentru ca persoana să-și ajusteze și ea planurile.
7. Fii realist cu privire la așteptările tale
Stabilirea priorităților și munca conștiincioasă nu sunt garanții că totul va decurge conform planului, așa că ar trebui să fii prudent. Este mai bine să înțelegi că există întotdeauna loc pentru evenimente neprevăzute. Totuși, în același timp, cu planificare adecvată, termene limită realiste și priorități corect stabilite, există timp pentru manevră și corectarea situației.
8. Reflectează periodic asupra eforturilor tale
Dacă lista de sarcini este vastă, majoritatea lor fiind voluminoase și de lungă durată, poți cădea în melancolie din cauza faptului că munca nu stă pe loc, iar lista de sarcini nu se micșorează. Pentru a evita aceasta, amintește-ți întotdeauna că îndeplinești sarcini strategice. Și pentru a-ți fi mai ușor din punct de vedere moral, încearcă:
- Să împarți sarcinile mari în mai multe mai mici. Marchează fiecare făcut. Astfel vei vedea progresul.
- Găsește sarcini în listă pe care le poți finaliza rapid. Încearcă să stabilești măcar o astfel de sarcină în fiecare zi și să o finalizezi. De asemenea, te va motiva și îți va arăta că te miști înainte.
9. Folosește software pentru prioritizarea eficientă a proiectelor
Există un număr mare de unelte care ajută la prioritizarea proiectelor și sarcinilor, planificarea muncii și îndeplinirea cu succes a termenelor limită. Un astfel de instrument este Worksection. Este un manager de sarcini cloud ucrainean, cu o funcționalitate robustă care permite utilizatorilor să monitorizeze starea proiectului în ansamblu și sarcinile individuale din acesta, să urmărească termenele limită, să schimbe informații și multe altele.
Printre avantajele semnificative ale Worksection:
- Tablou de bord pentru proiect.
- Interfață plăcută și simplă.
- Tracker de timp.
- Calendar.
- Diagramă Gantt și tablă Kanban.
- Asistență tehnică rapidă și de calitate.
- Protecția fiabilă a datelor proiectului.
Metode de prioritizare a sarcinilor
În plus față de sfaturile generale, ar trebui să știi despre tehnici specifice care ajută echipa să lucreze cu sarcinile.
Îngrupare (Clustering)
Poți prioritiza munca ta prin îngruparea sarcinilor dacă ai compilat deja o listă completă a acestora. Trebuie să îngrupezi sarcinile după categorie/idee. Exemplu:
- După funcționalitate (sarcinile necesare pentru implementarea unei opțiuni intră într-o categorie).
- După etapele proiectului (ce sarcini trebuie să finalizezi pentru MVP, pre-lansare, etc.).
Prioritizarea muncii prin îngrupare permite o vedere mai bună asupra imaginii generale a proiectului și relația dintre etapele și sarcinile individuale.
Chunking
Această abordare înseamnă că toate sarcinile ar trebui împărțite în grupuri bazate pe o oarecare caracteristică comună și apoi să execute sarcinile dintr-un grup în mod secvențial. Apoi, când le finalizezi, poți trece la un alt grup.
Această metodă se bazează pe faptul că este dificil pentru creier să se schimbe între sarcini complet diferite. Așa că, atunci când te-ai adaptat, de exemplu, să scrii texte, poți face un articol, o postare pe rețele sociale și o prezentare într-o zi. Apoi, primele două sarcini sunt comparate, determinând care este mai importantă. În final, cea mai importantă se mută spre stânga.
Apoi, procesul de comparație continuă cu a doua și a treia sarcină, a treia și a patra, și așa mai departe. În cele din urmă, echipa primește mai multe puncte la final, unde sarcinile sunt aranjate de la stânga la dreapta în ordinea importanței.
“Mănâncă o broască” (Eat That Frog)
Ideea principală a acestei tehnici este că ar trebui să începi orice muncă cu cele mai neplăcute și dificile sarcini. Și doar după finalizarea acestora poți efectua sarcini mai simple.
Metoda ABCDE
Tehnica ABCDE este o abordare nu numai pentru stabilirea priorităților, ci și pentru managementul timpului. În primul rând, compilează întreaga listă de sarcini. Apoi, sarcinile sunt grupate în funcție de consecințele dacă nu le finalizezi la timp.
- Grupul A include sarcini care necesită ca echipa să finalizeze proiectul. Nefinalizarea sarcinilor din grupul A are consecințe severe pentru proiect.
- Grupul B sarcinile sunt de dorit să fie finalizate, deoarece nefinalizarea acestor elemente va avea, de asemenea, consecințe negative, dar nu la fel de grave ca sarcinile din grupul A.
- Grupul C sarcinile ar fi potrivite deoarece vor îmbunătăți aspectul produsului final. Dar, în același timp, nefinalizarea lor nu are consecințe critice grave.
- Grupul D include sarcini care pot fi opționale, non-urgente și nu de mare interes pentru proiect. Până la urmă, le poți delega.
- Grupul E conține sarcini pe care ar trebui să le elimini din cadrul iterației curente sau din proiect cu totul. Implementarea acestora nu afectează produsul final, dar necesită timp și resurse.
Matricea de Decizie Eisenhower
În principiu, matricea de decizie Eisenhower este similară cu tehnica ABCDE. Gradul de importanță este indicat pe axa Y, iar gradul de urgență este arătat pe axa X. Patru grupuri de probleme sunt plasate între aceste axe de coordonate:
- Grupul 1 - sarcini importante și urgente.
- Grupul 2 - mai puțin importante, dar urgente.
- Grupul 3 - importante, dar nu urgente.
- Grupul 4 - neimportante și non-urgente.
Așadar, munca ar trebui să înceapă cu primele două grupuri, apoi să se continue cu sarcinile din grupul 3. Sarcinile din grupul 4 sunt opționale, așa că pot fi completate dacă există timp sau nu.
Metoda celor o sută de dolari
Fiecărui membru al echipei i se dă o listă de sarcini în această metodă de evaluare și prioritizare. Are un $100 imaginar (sau 100 de puncte) și decide independent cât este dispus să “plătească” (să ofere puncte) pentru această sau acea sarcină. Logica este că o sarcină dificilă “costă” corespunzător. Ca rezultat, sarcinile cu mai multe puncte au o prioritate mai mare, așa că trebuie să începi lucrul de la ele.
Concluzie
Prioritizarea sarcinilor economisește timpul și energia fiecărui membru al echipei, apropiind proiectul de o concluzie reușită fără a rata termenele limită. Fiecare dintre noi avem momente în care ne implicăm în multe alte proiecte, deși încă nu le-am finalizat pe celelalte, iar acest lucru se întâmplă deoarece nu ne prioritizăm sarcinile în mod corect. Cu această problemă, sau mai bine spus, cu această provocare, respectiv prioritizarea sarcinilor, se confruntă și oamenii de afaceri, directorii sau angajații. Nu e așa că aproape în fiecare zi de luni începi cu mare avânt un nou to-do list, doar ca pe miercuri să fii complet dezamăgit când te uiți la el și să-ți dai seama că nu ai făcut nici măcar jumătate din el? Deși poate părea simplu să îți dai seama care sunt task-urile care necesită toată atenția ta, prioritizarea sarcinilor este mult mai mult decât un exercițiu.
Este important de reținut că prioritizarea sarcinilor necesită nu numai prioritizarea responsabilităților individuale, ci și împărțirea timpului în blocuri specifice, cărora le dedicați timp și energie. În această postare pe blog, am adunat câteva tehnici de selectare strategică a celor mai importante sarcini.
Cu timpul vei învăța cum să alegi munca cu cel mai înalt nivel de prioritate și să nu permiți să devină o problemă.
tags: #prioritizare #sarcini #de #serviciu