Situația în care un angajator se confruntă cu necesitatea de a redistribui sarcinile de lucru ale unui angajat absent temporar sau definitiv este frecventă. Indiferent dacă angajatul lipsește din motive medicale, personale sau a părăsit compania, iar înlocuirea sa imediată nu este posibilă, angajatorul trebuie să găsească soluții pentru a asigura continuitatea activității. O astfel de soluție implică, de regulă, repartizarea unor sarcini către alți angajați din cadrul firmei. Această abordare ridică însă întrebări legate de modificarea fișei postului și de posibilitatea ca angajatul să presteze muncă suplimentară.
Discuția privind preluarea temporară a sarcinilor de lucru este complexă, iar particularitățile fiecărei situații sunt esențiale. Fișa postului, care cuprinde atribuțiile și sarcinile specifice unui post, reprezintă o parte integrantă a contractului individual de muncă sau o anexă a acestuia. Ea rezultă din negocierile dintre părți și definește "felul muncii" prestat de salariat.
Modificarea fișei postului și implicațiile legale
În contextul preluării sarcinilor unui fost angajat, este important de clarificat dacă modificarea fișei postului unui alt salariat, chiar și unilateral, este permisă și în ce condiții.
Drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariatului în raport cu fișa postului
La angajare, întocmirea și semnarea fișei postului de către ambele părți este obligatorie. Aceasta conturează obligațiile legate de natura postului ocupat de salariat și reprezintă o anexă a contractului de muncă, la care angajatul își dă acordul prin semnătură.
Art. 17, alin. (1) din Codul muncii stipulează că "Angajatorul are, în principal, următoarele obligații: [...] c) să acorde salariaților condiții de muncă la locul de muncă determinate de reglementările legale și contractuale, [...] precum și să asigure condițiile necesare îndeplinirii sarcinilor de serviciu." De asemenea, art. 40, alin. (1) lit. a) și b) din Codul muncii stabilesc că angajatorul are dreptul de a stabili organizarea și funcționarea unității și de a-și stabili, modifica sau revoca atribuțiile de serviciu ale funcționarilor publici, în condițiile legii.
Art. 41 din Codul muncii definește modificarea contractului individual de muncă, incluzând mutarea temporară sau pe durată determinată în alt loc de muncă ori în altă funcție, în cazuri excepționale, cu acordul salariatului, sau modificarea temporară a componenței echipei de lucru.
Art. 52, alin. (1) lit. a) din Codul muncii, în forma sa anterioară declarării neconstituționalității, permitea angajatorului să dispună suspendarea din proprie inițiativă a contractului individual de muncă al salariatului pe durata cercetării disciplinare prealabile. Ulterior, prin Decizia Curții Constituționale nr. 383 din 7 iulie 2005, s-a reținut că "dreptul la muncă este un drept complex, ce implică diferite aspecte, libertatea alegerii profesiei şi a locului de muncă reprezentând numai unele dintre componentele acestui drept. Astfel, odată dobândit un loc de muncă, acesta trebuie să se bucure de o serie de garanţii care să-i asigure stabilitatea, neputând fi de conceput că prevederile constituţionale ar asigura libertatea de a obţine un loc de muncă, dar nu şi garantarea păstrării acestuia, cu respectarea, evidentă, a condiţiilor şi limitelor constituţionale." Curtea a subliniat că stabilirea limitativă prin lege a cazurilor în care și a motivelor pentru care încetarea raporturilor juridice de muncă poate avea loc din inițiativa și din voința unilaterală a angajatorului reprezintă cea mai importantă garanție pentru exercitarea dreptului la muncă.
În cazul în care angajatorul dispune eliminarea temporară a unor activități sau restrângerea atribuțiilor unui salariat, explicând motivele, iar instanța sesizată cenzurează aceste măsuri, se poate considera că acestea intră în conținutul dreptului angajatorului de a-și organiza activitatea proprie. Totuși, dacă aceste măsuri nu sunt permanente și sarcinile rămân în sfera atribuțiilor deja stabilite prin fișa postului, iar salariul este păstrat, fără a se invoca o vătămare concretă, angajatorul nu a încălcat dispozițiile legale.
Situații în care modificarea fișei postului nu constituie o modificare a contractului individual de muncă
Jurisprudența a stabilit că modificarea atribuțiilor din fișa postului nu are semnificația unei modificări a contractului individual de muncă, conform art. 41 din Codul muncii, dacă nu se ajunge la un alt specific al funcției salariatului. Astfel, încredințarea unor sarcini suplimentare prin fișa de post, care se încadrează în specialitatea angajatului, nu constituie o modificare a felului muncii. Similar, retragerea unei sarcini nu poate constitui o astfel de modificare.
Curtea de Apel Constanța a reținut, prin Decizia Civilă nr. 1656/2014, că "Dacă încredințarea unor sarcini suplimentare prin fișa de post nu constituie o modificare a felului muncii, cu atât mai mult, retragerea unei sarcini nu poate constitui o astfel de modificare."
De asemenea, Curtea de Apel București a subliniat că "Dacă nu se modifică natura muncii prestate, schimbarea atribuțiilor postului prin modificarea fișei de post nu constituie o modificare a contractului individual de muncă." Totuși, dacă se adaugă atribuții noi care au o altă natură și corespund în fapt unei alte funcții, este necesară încheierea unui act adițional la contractul individual de muncă, conform art. 41 alin. (1) și (3) din Codul muncii.
În concluzie, dacă unui salariat îi este diminuată activitatea pe care o prestează, fără a se schimba specificul activității desfășurate, nu ne aflăm în situația unei modificări a contractului individual de muncă.
Delegarea sarcinilor și hărțuirea morală la locul de muncă
Delegarea sarcinilor este o abilitate esențială de management, care implică transferul responsabilităților de la o persoană la alta. Aceasta permite managerilor să se concentreze pe activități mai importante și urgente.
Principiile delegării eficiente
- Identificarea sarcinilor delegabile: Nu toate sarcinile pot fi delegate. Cele legate de personal sau evaluările profesionale ar trebui gestionate de manager. Delegarea ar trebui să vizeze sarcini pe care angajatul le poate realiza bine sau care contribuie la dezvoltarea sa profesională.
- Alegerea angajatului potrivit: Se recomandă delegarea sarcinilor către angajați care livrează munca rapid și bine, luând în considerare obiectivele lor de dezvoltare profesională.
- Furnizarea resurselor necesare: Managerul trebuie să asigure pregătirea, resursele și autoritatea necesare pentru ca angajatul să finalizeze proiectul atribuit.
- Gestionarea eșecului și răbdarea: Eșecul poate fi o oportunitate de învățare. Managerul trebuie să aibă răbdare cu angajații și să le permită să experimenteze noi abordări.
- Monitorizarea progresului: Este importantă monitorizarea progresului fără a interfera constant cu activitatea angajatului.
- Oferirea de feedback: După finalizarea sarcinilor delegate, angajatul ar trebui să primească feedback constructiv.
- Recunoașterea meritelor: Mulțumirea și recunoașterea contribuției angajaților la succesul echipei îi motivează pe aceștia.
Diferența dintre delegare și hărțuire morală
Nu orice limitare a competențelor angajatului constituie o hărțuire morală la locul de muncă. Totuși, angajatorul trebuie să dovedească existența unei justificări serioase pentru măsurile adoptate. Salariatul trebuie să prezinte fapte pe baza cărora poate fi prezumată hărțuirea morală, iar sarcina probei revine angajatorului, conform art. 2, alin. (57) din O.G. nr. 137/2000.
Art. 2, alin. (51) din O.G. nr. 137/2000 definește hărțuirea ca fiind orice comportament nedorit, legat de o cauză prevăzută la alin. (1), care are ca efect sau ca scop lezarea demnității unei persoane și crearea unui climat de intimidare, ostil, degradant, umilitor sau ofensator.
În acest sens, s-a reținut că, de vreme ce dispozițiile art. 52 alin. (1) lit. a) din Codul muncii, care permiteau angajatorului să dispună suspendarea din inițiativa acestuia a contractului individual de muncă al salariatului pe durata cercetării disciplinare prealabile, au fost declarate neconstituționale, angajatorul nu mai are posibilitatea suspendării contractului individual de muncă pe perioada cercetării disciplinare prealabile. În mod nelegal, acesta a luat măsuri prin care a procedat la restrângerea atribuțiilor de serviciu, interzicându-i reclamantei accesul la documente, corespondență etc., practic înțelegând să îi interzică acesteia să își exercite atribuțiile de serviciu și delegând atribuțiile funcției de conducere către toți angajații cu funcție de execuție din cadrul direcției, punând-o în mod evident pe o poziție de inferioritate.
Actele sau faptele angajatorului, precum încălcarea dreptului la muncă prin limitarea atribuțiilor, ținerea salariatului pe "linie moartă", stabilirea unor atribuții în afara fișei postului sau delegarea atribuțiilor funcției de conducere către personalul din subordine, se încadrează în încălcarea de către angajator a obligației de a asigura executarea contractului de muncă potrivit funcției deținute și atribuțiilor postului.
Simon Sinek despre micromanagement
Documentația necesară și păstrarea dosarului de salariat
Gestionarea corectă a dosarului de salariat este esențială pentru evitarea situațiilor neplăcute și a amenzilor din partea Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM).
Conținutul dosarului de salariat
Conform HG nr. 295/2025, există o listă minimă de documente care trebuie incluse în dosarul de salariat:
- Acte de angajare
- Contractul individual de muncă (CIM)
- Acte adiționale la CIM
- Documente de studii/calificări
- Documente care justifică legalitatea completării în registru
- Cazier judiciar (doar dacă funcția/legislația îl cere)
- Decizii/înscrisuri interne
Dosarul de salariat trebuie să includă documentele în copie, originalul fiind proprietatea salariatului. În cazul în care firma se închide ca urmare a falimentului/dizolvării, arhiva (fizică sau electronică) se păstrează conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Formatul electronic al dosarului de salariat
Dacă dosarul de personal este electronic, nu neapărat toate documentele trebuie semnate electronic. Documentele pot fi scanate (semnate olograf) sau semnate electronic. Codul muncii obligă organele de control să accepte documentele în format electronic (semnate electronic) fără a cere și varianta pe hârtie și permite transmiterea lor electronică, la solicitare.
Evidența timpului de muncă
Deși pontajul/condica de prezență nu apare ca element obligatoriu în lista minimă prevăzută de HG 295/2025, în controalele ITM se cere frecvent evidența timpului de muncă. Este recomandat păstrarea pontajelor într-un folder HR separat, ușor de prezentat la control.
Considerații legale privind preluarea sarcinilor
În lipsa posibilității suspendării contractului individual de muncă în perioada cercetării disciplinare sau a unor verificări, angajatorul poate lua măsuri de supraveghere și supervizare a activității unui salariat, dar acestea nu trebuie să aibă un caracter pur șicanatoriu, caz în care ar constitui hărțuire morală la locul de muncă.
Prevederi legale relevante
- Art. 40 alin. (1) lit. a) și b), art. 41, art. 52 alin. (1) lit. a) din Codul muncii
- Art. 492 alin. (1) din Codul muncii
- Art. 2, art. 27 alin. (4), art. 7 lit. b) din O.G. nr. 137/2000
- HG nr. 295/2025
În cazul în care angajatul ajunge să presteze muncă suplimentară din cauza noilor sarcini impuse, se pot încălca dispozițiile legale. Mai mult, dacă este în discuție un contract cu timp parțial, munca suplimentară este interzisă explicit de Codul muncii.
Este important ca, în cazul preluării temporare a unor sarcini, părțile să stabilească de comun acord modul în care acestea vor fi executate, perioada de timp preconizată și remunerația corespunzătoare, precum și compensarea muncii suplimentare.