În contextul procedurilor de achiziții publice, documentația de atribuire joacă un rol esențial în definirea cerințelor și a criteriilor de selecție. Elaborarea acesteia, publicarea invitației de participare și evaluarea ofertelor sunt etape cruciale care necesită o atenție deosebită pentru a asigura conformitatea și corectitudinea procesului.
Etapele Procedurii de Achiziții Publice și Respectarea Documentației
Autoritatea contractantă elaborează documentația de atribuire și publică invitația de participare, specificând valoarea estimată a contractului, fără TVA, precum și echivalentul acesteia în EURO, fără T.V.A. Ulterior, în cadrul raportului procedurii, autoritatea contractantă poate preciza motivele pentru care o ofertă a fost declarată neconformă, invocând încălcarea cerințelor caietului de sarcini.
Deciziile privind conformitatea sau neconformitatea ofertelor sunt transmise ofertanților, iar în conformitate cu dispozițiile legale, Consiliul poate constata incidența principiului disponibilității și poate reitera dispozițiile legale referitoare la respingerea ofertelor.
Cazuri Specifice de Neconformitate a Ofertelor
Un exemplu concret de respingere a unei oferte este cel în care aceasta a fost apreciată ca fiind neconformă din cauza neprezentării mostrelor pentru aparatele de iluminat și a fișelor tehnice, conform cerințelor din caietul de sarcini. Acest aspect este detaliat în comunicarea rezultatului procedurii, invocându-se art. 36, alin. (2) lit. a) din H.G. nr. 925/2006.
Consiliul, în analiza sa, va lua în considerare faptul că, în cadrul caietului de sarcini, la capitolul A6. - Declarații de conformitate CE a corpurilor de iluminat propuse, se solicită prezentarea mostrelor complet echipate și funcționale, însoțite de fișele tehnice, autorizația de comercializare și alte documente solicitate. Neîndeplinirea acestor cerințe conduce la considerarea ofertei ca fiind neconformă.
În acest sens, se reiterează principiul conform căruia "actori incumbit probatio" - sarcina probei incumbă exclusiv reclamantului. Prin urmare, Consiliul va respinge contestațiile formulate ca nefondate, dispunând continuarea procedurii de atribuire.
Principiile și Reglementările Procedurilor de Achiziții Publice
Autoritatea contractantă, în vederea atribuirii unui contract, are dreptul să aplice numai criteriile de calificare și selecție referitoare la motivele de excludere a candidatului/ofertantului și capacitatea acestuia. Aceste criterii trebuie să se regăsească la nivelul fișei de date, precum și la nivelul anunțului/invitației de participare. Includerea lor în orice alt document constituie o încălcare a principiului transparenței.
Menționarea Cerințelor de Calificare și a Motivelor de Excludere
Regula de bază pentru ca o informație să fie considerată cerință de calificare constă în includerea acesteia în anunț. Mai mult, la nivelul anunțului trebuie să se regăsească și referințele privind declarațiile pe propria răspundere și documentele pe care trebuie să le prezinte participanții la procedură. Menționarea cerințelor doar în caietul de sarcini constituie o abatere de la lege.
Dovedirea îndeplinirii cerințelor de calificare se realizează, în primul rând, prin depunerea DUAE (Documentul Unic de Achiziții European) în care participanții înscriu informațiile relevante. Dacă din DUAE nu rezultă în mod clar cum se îndeplinesc cerințele, comisia de evaluare are obligația de a cere clarificări ofertantului.
Referitor la motivele de excludere, prin fișa de date se solicită, în mod obligatoriu, neîncadrarea în situațiile prevăzute de lege. Ofertantul/subcontractantul/terțul va prezenta o declarație pe propria răspundere în acest sens, iar comisia de evaluare este obligată să aibă încredere în cele declarate, până la proba contrarie.
Utilizarea DUAE și Rolul Clarificărilor
Chiar dacă inițial se părea că prin depunerea DUAE sarcinile comisiei de evaluare vor fi mai ușoare, analizarea ofertelor este, în realitate, mai anevoioasă, necesitând o perioadă de timp mai îndelungată. Pentru fiecare solicitare de clarificări este obligatorie alocarea unui termen de răspuns.
În situația în care DUAE este depus în format PDF și nu XML, autoritatea contractantă își poate extrage informațiile necesare. Singurele motive de respingere ale DUAE, referitor la forma și nu la conținutul acestuia, sunt cele privind nedepunerea electronică și inexistența semnăturii electronice.
Trebuie considerată drept neconcordanță între fișa de date și DUAE dacă prin fișă operatorul este obligat să nu se încadreze în anumite situații, iar prin DUAE să nu se încadreze în prevederi similare. Indiferent de numerotarea prevederilor, motivele de excludere sunt aceleași.
Oferta devine inacceptabilă dacă DUAE nu este semnat electronic. Chiar dacă a fost un singur ofertant, cu o propunere tehnică ce îndeplinește cerințele din caietul de sarcini, semnată electronic și un DUAE care dovedește satisfacerea criteriilor de calificare, oferta va fi respinsă pe un motiv formal, de lipsă a semnăturii electronice la DUAE.
Strategia de Contractare și Solicitările de Clarificări
Pentru inițierea unei proceduri, autoritatea contractantă trebuie, în primul rând, să identifice necesitatea, elaborând un referat în acest sens. Sarcina întocmirii referatului revine solicitantului achiziției.
Pentru a rezolva aceste probleme și a preîntâmpina altele, se impune elaborarea unei strategii de contractare, document ce face parte din dosarul achiziției. Strategia de contractare se va încărca în SEAP, odată cu documentația de atribuire.
Gestionarea Solicitărilor de Clarificări și Publicarea Erata
Odată lansată în SEAP procedura de atribuire, pot fi formulate solicitări de clarificări ale diverselor aspecte din documentația de atribuire de către operatorii economici interesați. Dreptului de solicitare a unei clarificări îi corespunde o obligație corelativă a autorității de a răspunde, de regulă într-un termen de cel mult 3 zile lucrătoare.
Pentru publicarea unei erate sunt necesare minim 3 zile lucrătoare, coroborate cu alte prevederi legale. Adunând și zilele necesare decalării termenului, ar fi necesare cel puțin 5 zile pentru decalarea termenului de deschidere a ofertelor.
Modul de formulare a răspunsului trebuie să îl urmeze pe cel al documentației de atribuire: informațiile să fie complete, corecte și explicite. Identitatea se referă atât la denumire, cât și la alte elemente care ar conduce la stabilirea autorului întrebării.
Analiza Ofertelor și Motivele de Respingere
Proiectul de Norme metodologice introduce o regulă privind respingerea ofertelor până la întocmirea raportului procedurii. Această regulă există și în dispozițiile actuale, la art. 33 alin. (3) din HG nr. 925/2006, referitoare la motivele de respingere a ofertelor ca fiind neconforme.
Ulterior finalizării etapei de analiză a documentelor de calificare, comisia va comunica ofertantului decizia de eliminare din competiție. Este obligatorie transmiterea, către toți ofertanții, a procesului verbal al ședinței de deschidere.
Analiza Tehnică și Financiară
În cazul în care se constată că un ofertant nu a îndeplinit cel puțin una dintre cerințele documentației de atribuire, acesta poate fi respins, fără a mai fi analizată propunerea financiară. Chiar dacă oferta are prețul cel mai scăzut, dacă nu satisface cerințele caietului de sarcini, nu are relevanță.
Comisia are dreptul de a respinge un ofertant, fără a mai proceda la analiza propunerii financiare, dacă acesta nu poate satisface cerințele caietului de sarcini. Avantajele acestei proceduri sunt de ambele părți, atât pentru ofertant, cât și pentru autoritatea contractantă.
Pentru a comunica excluderea din procedură, comisia de evaluare ar trebui să primească aprobarea conducătorului autorității contractante. Acest lucru implică întocmirea unui raport al procedurii doar pentru respingerea ofertantului respectiv.
Garanția de Bună Execuție și Mențiunile din Caietul de Sarcini
O ultimă etapă necesară începerii derulării unui contract de achiziție publică o reprezintă constituirea garanției de bună execuție, pentru care legiuitorul a instituit un termen de maxim 15 zile de la semnarea contractului.
Informațiile privind garanția trebuie să fie menționate în anunțul de participare/invitația de participare și se concretizează cel puțin în: procentul aplicat la valoarea contractului (maxim 10%), forma și termenul de constituire.
Contradicții între Fișa de Date și Caietul de Sarcini
În practică s-a observat existența unor referiri la garanție și în caietul de sarcini, dar care, de multe ori erau în contradicție cu cele din fișa de date. Astfel de mențiuni în documentația tehnică nu sunt recomandate, deoarece eventualele modificări din fișa de date a achiziției ori contract se neglijează a fi operate și în caietul de sarcini.
O neconcordanță dintre caiet și fișă ar putea fi apreciată, prin analogie cu cerințele de calificare, drept „clauză nescrisă”, fiind luate în considerare doar cele din fișa de date. Rolul caietului de sarcini este de a defini, de a prezenta necesitățile/specificațiile tehnice ale produselor/serviciilor/lucrărilor.
În ceea ce privește forma de constituire a garanției de bună execuție, autoritatea contractantă ar trebui să dețină libertatea de a impune tipul de document, favorabil politicilor sale interne.