Fie că lucrezi deja în HR sau dorești să-ți dezvolți o carieră în resurse umane, informațiile despre fișa postului îți vor fi utile. Am făcut documentarea pentru tine și ți-am pus la dispoziție tot ce trebuie să știi despre fișa postului: cum trebuie redactată, ce trebuie să conțină sau cum arată un model de structură.
Ce este fișa postului?
Fișa postului este un document întocmit de membrii echipei de resurse umane, în care trebuie să se regăsească atribuțiile și drepturile ce îi revin unui angajat la viitorul loc de muncă, precum și modul de îndeplinire a acestora pe durata angajării pe o anumită poziție. Aceasta ar trebui să conțină cerințele jobului, dar și sarcinile pe care angajatul le va îndeplini. Deși este o anexă a contractului individual de muncă, fișa postului este la fel de importantă.
Elementele pe care trebuie să le cuprindă sunt: cerințele necesare pentru ocuparea rolului, condițiile de muncă, responsabilitatea propriu-zisă a angajatului și standardele de performanță. Conform Codului Muncii, fișa postului este obligatorie pentru orice angajat și reprezintă documentul oficial care stabilește limitele, responsabilitățile și drepturile rolului.
Un job poate fi definit ca o colecție de sarcini și responsabilități. O sarcină reprezintă o unitate de muncă sau un set de activități necesare pentru a obține un rezultat (un produs, un serviciu, un document etc.). O organizație include un număr mare de activități interconectate care determină funcțiunile. Astfel, fișa postului este o listă de sarcini, funcțiuni și responsabilități ale poziției, precum și încadrarea acesteia într-un tot, numit organizație.
Pentru a obține o fișă de post relevantă, este necesară o analiză inițială care să răspundă la întrebările: ce, când, unde și cum se realizează sarcinile din acel post. Organizarea are caracteristici proprii, date de flexibilitate, creativitate, stil de conducere, lucru în echipă, reguli și proceduri. Ocuparea unei poziții ține seama de respectarea principiului de compatibilitate persoană-organizație. Ansamblul organizației este reprezentat de organigramă, iar funcțiunile diferitelor departamente sunt în conexiune, aspect ce se impune a fi evidențiat și în fișa postului.
Analiza include și aria cunoștințelor, abilităților și aptitudinilor necesare pentru îndeplinirea, la standardele de performanță impuse, a sarcinilor reprezentative pentru post. Rolul unui angajat este dat de setul de responsabilități și rezultatele așteptate, asociate jobului. De exemplu, "X este responsabil cu întocmirea raportului Z".
Nu întotdeauna se acordă importanța cuvenită acestui document, iar conținutul său poate să nu fie relevant nici pentru angajat, nici pentru angajator. În cadrul fișei postului sunt precizate toate sarcinile și responsabilitățile ce îi revin titularului postului, condițiile de lucru, standardele de performanță, modalitatea de recompensare și caracteristicile personale necesare angajatului pentru îndeplinirea cerințelor postului.
Fișa postului nu este un document unilateral, ci privește atât angajatul, cât și angajatorul. Din perspectiva firmei, postul este unitatea principală care permite buna organizare a activității și stabilirea sarcinilor și responsabilităților angajaților săi. Pentru angajat, postul reprezintă cumulul de activități pe care le are de îndeplinit, condițiile de finalizare a acestora, în cadrul organizației în care lucrează.
Orice fișă de post are un grad ferm de generalizare (dar și de flexibilitate), fiind un document special elaborat pentru postul respectiv. Este recomandat să nu se facă greșeala, des întâlnită din cauza lipsei de cunoștințe în domeniu, ca atunci când se concepe o fișă de post, aceasta să nu fie făcută în funcție de ocupantul postului, ci pentru postul în sine.
Pentru angajat, fișa postului este baza pe care acesta cunoaște încă din prima zi tot ce presupune poziția sa în companie: sarcini, responsabilități, supervizare, mediul și condițiile de desfășurare a acestora etc. Prin fișa postului se realizează și o raportare corectă a titularului postului la ceilalți angajați. Fișa postului reprezintă baza de plecare în evaluarea corectă a performanțelor și asigură, totodată, condițiile de promovare și formare profesională. În concluzie, fișa postului este și un instrument de responsabilizare a angajatului.
Pentru angajator, fișa postului poate sta la baza conceperii anunțului de angajare, dar și la selecția candidaților. Este un document esențial în organizarea structurii departamentelor firmei, a nivelurilor și ierarhizării acesteia. Pe structura unui anumit post se pot adăuga și alte elemente care să ducă la creșterea complexității acestuia sau la crearea unui nou post în organizație. Acest document ajută angajatorul în informarea corectă a noului angajat.
Angajatorul poate folosi fișa postului ca pe un document cu ajutorul căruia poate organiza, gestiona și evalua personalul, dar poate stabili și testele profesionale în vederea angajării sau promovării.
De ce este importantă fișa postului?
Fișa postului este la fel de importantă precum contractul de muncă, chiar dacă este o anexă. Aceasta reprezintă o probă în instanță în cazul în care conținutul său nu este respectat sau dacă apar conflicte ori neînțelegeri între cele două părți. De asemenea, fișa postului stă la baza mai multor procese de resurse umane, printre care se numără:
- Recrutarea și selecția
- Angajarea
- Formarea profesională
- Dezvoltarea viitorilor angajați
Fără fișa postului, aceste procese nu s-ar derula într-un mod eficient. Pentru viitorul angajat, fișa postului este esențială, deoarece îi oferă claritate încă din prima zi cu privire la tot ce presupune poziția sa în companie.
Fișa postului actualizată reduce semnificativ riscul conflictelor de muncă, pentru că delimitează clar așteptările și responsabilitățile.
Cui este adresată fișa postului?
Fișa postului nu este adresată exclusiv unui angajat ce ocupă un anumit rol. Ea definește clar așteptările și responsabilitățile asociate fiecărei poziții în cadrul organizației.
Ce trebuie să cuprindă fișa postului?
Fișa postului trebuie să conțină anumite elemente obligatorii:
Denumirea postului
Denumirea oficială este un element obligatoriu din fișa postului și este preluată din nomenclatorul național al profesiilor (COR).
Integrarea postului în organigramă
Este importantă și integrarea postului respectiv în organigrama companiei.
Condiții de muncă
Această parte din fișa postului include programul și zilele de muncă, numărul de zile de concediu, precum și dacă angajatul va efectua deplasări sau nu. Viitorul angajat va afla din această secțiune unde se află spațiul de lucru, dacă activitatea presupune muncă de teren, doar la birou sau remote, dar și ce echipamente va trebui să folosească.
Scopul postului
Acest punct diferă de la o poziție la alta. Practic, trebuie precizat scopul pentru care a fost creată poziția. De exemplu, pentru o poziție de facturist, scopul este de a recruta o persoană care să se ocupe de întocmirea și transmiterea facturilor conform modalităților stabilite pentru fiecare categorie de clienți.
Atribuțiile și sarcinile specifice
Atribuțiile angajatului sunt create de către angajator, iar cel mai important este ca acestea să fie cât mai clare și însoțite de detalierea fiecăreia în parte. Managerul precizează ce alte task-uri mai trebuie să îndeplinească viitorul angajat, pe lângă sarcinile principale. Pot fi menționate și informații legate de disciplina muncii.
Competențe și aptitudini necesare
La profilul postului sunt menționate cerințele necesare ocupării poziției deschise și se referă, de cele mai multe ori, la nivelul de studii al viitorului angajat, vechimea în piața muncii sau aptitudini tehnice. Spre exemplu, pentru o poziție dintr-un call center, este important să fie precizate abilitățile de comunicare sau cunoașterea unei limbi străine, mai ales dacă angajatorul oferă servicii într-o limbă străină.
Criterii de evaluare
În ultima parte a fișei postului este obligatorie precizarea criteriilor de evaluare a viitorului angajat. Aceasta îi va ușura munca managerului atunci când va dori să evalueze angajatul.
Legislația referitoare la fișa postului
În Codul Muncii există mai multe articole care fac referire la fișa postului. Acestea se referă atât la obligațiile și responsabilitățile viitorului angajat, cât și la cele ale angajatorului.
- Art. 39 alin. (2) lit. d) Codul Muncii: Angajatul este obligat să realizeze norma de muncă și să-și îndeplinească atribuțiile ce îi revin conform fișei postului.
- Art. 40 alin. (1) lit. b) Codul Muncii: Angajatorul are dreptul să stabilească atribuțiile corespunzătoare pentru fiecare salariat, în condițiile legii.
- Art. 40 alin. (1) lit. c) Codul Muncii: Angajatorul are obligația de a informa angajații despre condițiile de muncă. Dar și de a asigura permanent condițiile tehnice și organizatorice avute în vedere la elaborarea normelor de muncă.
La un control al inspectorilor de muncă, în situația în care se descoperă lipsa fișei postului, aceștia pot dispune obligația angajatorului de a întocmi acest document. Neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială de către entitatea controlată a măsurilor dispuse de inspectorul de muncă, la termenele stabilite de acesta, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.
Fragment din Regulamentul de organizare și funcționare a serviciilor Camerei Deputaților din 07.11.2006:
- Art. 17 alin. (1): Fişa postului se întocmeşte separat pentru funcţiile de conducere şi separat pentru funcţiile de execuţie.
- Art. 17 alin. (2): Fişa postului pentru funcţia de conducere se întocmeşte de şeful ierarhic şi se aprobă de secretarul general.
- Art. 18 alin. (1): Fişa postului se întocmeşte în 3 exemplare, din care unul rămâne la salariatul care ocupă postul, unul la şeful compartimentului, iar unul la Direcţia resurse umane.
- Art. 18 alin. (2): Direcţia resurse umane păstrează fişele postului întocmite, semnate şi aprobate, care constituie anexe la atribuţiile compartimentelor, astfel cum sunt stabilite în prezentul regulament.
- Art. 19: Fişa postului cuprinde atribuţiile şi competenţele rezultate din aplicarea reglementărilor legale privind finanţele publice şi cele referitoare la controlul intern; fişa postului se modifică potrivit acestor prevederi legale.
- Art. 20: Pentru aplicarea prevederilor legale privind finanţele publice şi controlul intern, secretarul general emite ordine de aprobare a normelor specifice.
Conform Legii nr. 53/2003, republicată, fișa postului este obligatorie. Scopul acestui document este să constituie o bază concretă și clară de comparare a posturilor și determinare a nivelului de salarizare dintr-o companie.
Cine semnează fișa postului?
Fișa postului este semnată și asumată de către salariat la angajare. De asemenea, implică aprobarea din partea angajatorului, de obicei prin intermediul departamentului de resurse umane sau al managerului direct.
Poate fi modificată fișa postului de-a lungul timpului?
Da, fișa postului poate fi modificată, dar cu anumite condiții. Modificarea se poate face și unilateral, dar dacă angajatorul dorește să modifice fișa postului într-un mod drastic, schimbând astfel chiar specificul muncii, atunci acesta trebuie să ceară acordul angajatului. Mai mult, orice modificare a formei sau conținutului fișei postului trebuie adusă la cunoștința angajatului. Acesta o va semna din nou, iar noua fișă a postului va fi anexată la contractul individual de muncă.
Decizia civilă nr. 657/2019 a Curții de Apel București, secția a VII-a civilă și pentru cauze privind conflicte de muncă și asigurări sociale, stipulează că păstrarea denumirii funcției, însoțită de adăugarea unor atribuții noi celor inițial stabilite prin fișa postului, care au o altă natură și corespund în fapt unei funcții cu un alt specific, are semnificația modificării unui element esențial al contractului individual de muncă, și anume felul muncii. În acest caz, este necesară încheierea unui act adițional la contractul individual de muncă în condițiile art. 41 alin. (1) și (3) Codul Muncii.
Decizia nr. 1079/2018 a Curții de Apel Constanța, secția civilă, minori și familie, litigii de muncă și asigurări sociale, subliniază că modificarea atribuțiilor din fișa postului nu are semnificația unei modificări a contractului individual de muncă potrivit art. 41 C. muncii, dacă nu s-a ajuns prin aceasta la un alt specific al funcției salariatului. Dacă încredințarea unor sarcini suplimentare prin fișa de post nu constituie o modificare a felului muncii, cu atât mai mult, retragerea unei sarcini nu poate constitui o astfel de modificare.
Important: Angajatorul nu poate modifica atribuțiile prevăzute în fișa postului de o manieră în care acestea să nu mai corespundă funcției în care este încadrat salariatul, ci unei alte funcții sau meserii de același nivel de pregătire sau de un nivel de pregătire inferior ori superior.
În cazul în care un angajat nu își îndeplinește sarcinile de lucru conform fișei postului, angajatorul nu este exonerat de plata drepturilor salariale. Angajatorul are la dispoziție, conform Codului Muncii, mai multe pârghii legale, printre care: evaluarea profesională, cercetarea disciplinară, sancțiunile disciplinare.
Când trebuie redactată fișa postului?
Există mai multe situații în care apare necesitatea creării unei fișe de post:
- O companie este în plină dezvoltare și are nevoie de angajați noi, pe anumite poziții.
- Compania se află într-o reorganizare și necesită schimbări tehnologice, iar angajatul are nevoie de noi calificări sau abilități.
- Compania își schimbă complet sau parțial activitatea.
- La angajarea unui nou salariat.
- La modificarea substanțială a responsabilităților sau sarcinilor unui post existent.
Actualizarea fișei postului nu trebuie privită ca o formalitate, ci ca un proces periodic care asigură alinierea dintre realitatea rolului, obiectivele companiei și așteptările angajatului.
Cine răspunde de redactarea fișei postului?
De cele mai multe ori, de realizarea fișei postului se ocupă oamenii din departamentul de resurse umane. Ei nu doar că o redactează și sunt la curent cu toate schimbările legislative, dar o și păstrează. Se poate întâmpla și ca angajații actuali să fie implicați în redactarea fișei postului, de exemplu, atunci când este cazul revizuirii sau îmbogățirii acesteia cu noi sarcini sau chiar când fișa postului este redactată de la zero.
Tot mai multe organizații folosesc instrumente digitale și AI pentru a analiza rolurile și a identifica competențele reale ale angajaților, însă validarea finală aparține managerului direct și HR-ului.
Cum scriem fișa postului?
Stilul de comunicare ar trebui să fie clar și concis. Folosește cuvinte cât mai simple și evită termenii prea tehnici. De asemenea, este bine să eviți folosirea specifică pentru genul masculin sau feminin. Dacă nu poți să eviți limbajul tehnic, atunci când este vorba de o poziție care asta presupune, nu este o problemă.
Recomandări pentru redactare:
- Folosește propoziții scurte.
- Utilizează verbe pentru a exprima acțiuni.
- Acțiunile descrise trebuie să fie cele necesare și nu cele interzise.
- Selectează cele mai importante funcțiuni ale postului (analiza implică și ponderea acestora în timpul normal de lucru, precum și frecvența).
- Dacă există necesitatea specificării unor termene clare de predare a sarcinilor, acestea pot fi menționate.
- Se declară clar nivelul de subordonare, dar și cel de reprezentare în relația cu exteriorul departamentului/organizației.
Chiar dacă pare un document tehnic, fișa postului este, în realitate, una dintre cele mai sensibile piese ale puzzle-ului HR. O fișă greșită sau incompletă poate afecta recrutarea, performanța angajatului și chiar poate genera litigii.
Greșeli frecvente în întocmirea fișei postului
- Păstrarea aceluiași document ani la rând: Mulți angajatori păstrează același document ani la rând, deși rolurile evoluează continuu.
- Lipsa KPI-urilor sau a obiectivelor clare: Fără KPI-uri sau obiective clare, procesul de evaluare devine subiectiv.
- Nerealizarea unei analize aprofundate a postului: Un rol se poate schimba semnificativ chiar și într-un an.
- Neadaptarea la specificul companiei: Fiecare business are procese, structuri și culturi diferite.
O fișă de post trebuie să fie clară, concretă, accesibilă oricărui angajat, dar și validă juridic.
Cine păstrează fișa postului?
Fișa postului este păstrată de către departamentul de resurse umane. Conform Art. 18 alin. (1) din Regulamentul Camerei Deputaților, aceasta se întocmește în 3 exemplare: unul rămâne la salariat, unul la șeful compartimentului, iar unul la Direcția resurse umane, care le arhivează.
Checklist pentru actualizarea fișei postului
Actualizarea fișei postului nu trebuie privită ca o formalitate, ci ca un proces periodic care asigură alinierea dintre realitatea rolului, obiectivele companiei și așteptările angajatului. După ce angajatul a acceptat noul său rol, va semna contractul împreună cu fișa postului.
Fișa postului este mult mai mult decât o anexă la contractul de muncă: este un instrument strategic care asigură claritatea rolurilor, îmbunătățește comunicarea internă și previne conflictele. O fișă bine întocmită ajută la recrutarea potrivită, la o evaluare obiectivă a performanței și la dezvoltarea profesională a angajaților. Investiția de timp în redactarea și revizuirea fișelor de post este una dintre cele mai eficiente măsuri pentru creșterea transparenței, a eficienței și a sănătății organizaționale.
Firma exercitiu Fisa de post partea I
Surse de informații pentru conceperea unei fișe de post eficiente:
- Organigrama: pentru a identifica nivelele de subordonare, către cine se raportează, pe cine coordonează.
- Actualii ocupanți ai postului: pentru a identifica ce anume se face și ce poate fi îmbunătățit.
- Interviurile de plecare din organizație: care pot oferi informații despre eventuale disfuncționalități ale organizării departamentului și, în consecință, a legăturilor între posturi.
- Evidențele sesiunilor de evaluare: când pot fi identificate disfuncționalități semnalate de manager ori angajat și care ulterior nu au fost rezolvate.
Ce cuprinde o fișă de post (recapitulare):
- Titlul postului
- Numele titularului (va fi completat la momentul ocupării postului)
- Subordonarea (cui raportează, funcția)
- Pe cine coordonează (când este cazul)
- Obiectivele postului (principalele funcțiuni ale postului)
- Sarcini și responsabilități specifice obiectivelor
- Informații asupra gradului de autonomie al postului (flexibilitatea în modul de îndeplinire a sarcinilor)
- Informații privind nivelul de confidențialitate al informațiilor
- Informații cu privire la nivelul de decizie al postului
Capitol separat: Specificația postului
Acesta este documentul care rezumă nivelul studiilor, abilităților și aptitudinilor necesare ocupării postului.
tags: #indeplineste #sarcinile #din #fisa #postului